Пишите имейлы, как CEO.

• How to,  Persons
• Комментариев нет

TL;DR: слишком длинно, я не читал (too long; didn’t read).

Есть много вещей, которые волнуют руководителей. Но, пожалуй, одна из самых важных вещей — это их время. Руководят ли они компанией из Fortune 500 или стартапом — у СЕО очень много работы, а в условиях глобальной экономики каждая секунда на счету.

Совсем недавно о необходимости оптимизации имел-переписки писали Тобиас ван Шнайдер — арт-директор и ведущий продакт-менеджер Spotify и Дэвид Браун, управляющий партнёр акселлератора Techstars.

Когда я впервые попал в мир стартапов, я писал членам своей команды письма длиной с роман. Это заканчивалось длинными цепочками сообщений, которые отнимали значительное время и у меня, и у моей команды. Я быстро научился отфильтровывать “воду” и фокусироваться на 2-3 ключевых моментах, которые пытался донести.

1. TL;DR: Будьте лаконичны.

Конечно, проводить время, копаясь в длинных тредах имейл-переписки крайне непродуктивно. Тратить время на телефонный разговор ещё менее продуктивно.

У меня за плечами всего несколько лет в роли СЕО, но мой совет директоров и его председатель имеют в совокупности более чем 30-летний международный опыт ведения бизнеса в качестве СЕО или исполнительных руководителей.

Общение с ними быстро научило меня трансформировать мои письма в более компактные, иногда сокращённые до 1 слова письма.

2. Верный способ начать — убрать всю «воду». Вот пример:

Привет Андрей, я просто хотел написать вам и рассказать об интересной возможности. (ВОДА! Не говорите мне, что вы собираетесь сказать мне — ПРОСТО СКАЖИТЕ. Не говорите «Привет» — это не мессенджер AOL).

Приятно познакомиться с вами, меня зовут Джон Смит из компании Abc. (Мы встречались?). Я давно слежу за вашей работой и действительно думаю, что мы можем отлично поработать вместе. (ВОДА! Никто не любит раболепия, вы тратите моё время: я уже потратил 5 секунд на это письмо и сейчас я его удалю). Наша компания из Нью-Йорка, и нас профинансировали х, у, z. (ВОДА! к сожалению, это не имеет значения: для чего вам нужно моё время?) Мы работаем над тем, чтобы сделать Х. (Наконец-то). Мы делаем это лучше, чем Facebook, потому что 1, 2, 3. (ВОДА! Я сам оценю, так ли это). Я знаю, много людей говорят X, но мы, напротив, считаем Y. (ВОДА! Как вы можете мне помочь или что я могу для вас сделать?) Я бы хотел назначить время для телефонного разговора с вами. (Вероятно, это не произойдёт).

Общение CEO:

Андрей,

Я бы хотел помочь вам решить проблему Х. Я занимаюсь Y, и Z предложил нам связаться по этому поводу. Удобно ли вам поговорить на этой неделе?

Бум! Прямо, лаконично, по делу и решет одну из моих задач.

Есть масса аналогичных примеров. Некоторые из них — как на скрине из моих личных сообщений ниже, который почти совсем не содержит слов.

Один из полезных способов практиковать электронную переписку в стиле СЕО — претвориться, что ваши сообщения ограничены по количеству знаков, как в Twitter.

Практикуя этот подход, вы будете всё больше оттачивать выбор слов и экономить часы каждую неделю, не отвечая на длинные письма.

«$$$» никогда не будет водой, если вы пишете своему кофаундеру.

Для писем, которые требуют более обстоятельного ответа, стоит запланировать звонок. Если звонок не продлится больше, чем 5-10 минут — звоните сразу. Если на звонок нужно более 5-10 минут — найдите время, чтобы встретиться с человеком за обедом.

Взбирайтесь по коммуникационной лестнице как можно медленнее. Вам действительно нужен 10-минутный звонок, или вы можете поместить ключевые моменты вашего сообщения в несколько лаконичных сообщений-твитов?

Заставьте себя мыслить критично и рационально при коммуникации по электронной почте или любому другому каналу общения.

Будь вы СЕО, который хочет сэкономить время, или безработный, желающий привлечь внимание СЕО — пользуясь описанной техникой, вы вскоре обнаружите, что процент ответов на ваши письма и сэкономленное время экспоненциально растут.

Письмо-победитель:

Оригинал статьи «How to Write Emails Like a CEO» на Medium

Если вам понравилась статья — присоединяйтесь к WOB, который еженедельно переводит для вас лучшие англоязычные статьи, подписавшись на бесплатную рассылку (окно sunscribe в правом нижнем углу).