Дэвид Браун: Эффективный Email Management

Пожалуй, самый организованный человек, которого я знаю — это я сам. Люди постоянно говорят мне об этом. Я довольно занятой парень: мой календарь, по большей части, переполнен встречами и звонками, я получаю 300+ имейлов ежедневно и путешествую почти каждую неделю. Но к концу каждого дня в моей входящей папке остаётся 0 писем, и я с гордостью могу сказать, что отвечаю на каждое письмо, которое получаю. Я не допускаю сбоев и я не боюсь своей электронной почты. Я также сплю каждый день по 9 часов и отлично провожу время с моей семьёй каждый вечер и каждые выходные.

Есть много мнений насчёт различных техник. Использование сочетаний клавиш (огромный плюс), определённое время для разбора почты (я не использую это), текстовый экспандер для однотипных ответов и т. д. Хотя всё это полезные методы — думаю, я получаю больше выгоды от того, что у меня есть определённый рабочий процесс, чем от любого из этих отдельных трюков. Вот в чём состоит мой email management:

  1. Порядок писем

Я разбираю почту от старых писем к новым. Да, иногда я прибегаю к обману и отвечаю сначала на новое письмо, но я стараюсь так не делать. В Gmail это сложнее, потому что в нём нельзя сортировать письма в обратном хронологическом порядке, но я просто начинаю снизу.

  1. Папки

Я не хочу тратить время на перекладывание почты. Я архивирую её, и, если она мне нужна — я знаю, как её найти.

  1. Фильтры

Я активно использую фильтры (правила) для переноса почты в папку «Позже». Сюда относятся оповещения, групповые и прочие письма, которые некритичны для меня и относятся к типу «прочти и удали». Для обработки папки «Позже» я использую время в самолете и другие отрезки «бесполезного» времени. Я делаю это как минимум раз в неделю.

  1. Задачи

Я активно использую списки дел (пользуюсь Wunderlist, но есть много хороших аналогов). По сути, я думаю о задачах как о неотъемлемой части моей работы с электронной почтой. Вот что я делаю:

  • Я постоянно держу свои задачи на экране. Это так же важно, как электронная почта.
  • Если при разборе почты я думаю, что не могу выполнить какие-либо пункты в тот же день, я создаю задачу и архивирую электронное письмо.
  • Я ставлю дату дедлайна на каждую задачу. Таким образом, я могу смотреть только на «Сегодня» и не видеть всего остального.
  • Каждое утро я помечаю звездочками задачи, которые ДОЛЖЕН успеть сделать сегодня. Я стараюсь не брать больше, чем 5 таких задач в день.
  • Каждое утро я сдвигаю дедлайны для задач, о которых становится ясно, что я не успею их сделать сегодня. Я знаю, что 20-30 — это максимальное количество задач, которые я могу запланировать на один день.

  1. В конце дня

Каждый вечер перед уходом (или перед сном, если я в путешествии) я просматриваю задачи, которые не успел сделать в этот день и сдвигаю их сроки выполнения. Я также стараюсь очистить свою папку «Входящие», создавая задачи по мере необходимости. Это позволяет мне идти домой с чистой головой — ни задач, ни писем. Такой подход требует дисциплины, но если вы этого не сделаете, вы просто останетесь позади и сдадитесь.

  1. Заключение

Организация рабочего процесса и ежедневной очистки списков дел даёт мне душевное спокойствие. Я сплю как младенец по девять часов в сутки каждый день. Это позволяет мне просыпаться отдохнувшим и с ясной головой, благодаря чему я могу провести новый отличный день.
Попробуйте мою стратегию и дайте знать, работает ли она для вас. Мне всегда нравилось узнавать об эффективности других методов, и я постоянно пытаюсь совершенствовать свои.

Оригинал статьи Дэвида Брауна в блоге Techstars

David Brown — управляющий партнёр американского стартап-акселлератора Techstars.