Тобиас ван Шнайдер: Как написать email занятому человеку

Не то, чтобы мне нравилось считать себя занятым человеком, но я получаю в среднем 200 электронных писем в день (не считая промо-писем и имейлов от соцсетей). У меня есть сложности с тем, чтобы успеть ответить всем, и в то же время успевать делать свою работу. Я горжусь тем, что отвечаю на каждое письмо, которое получаю, если только это не массовая рассылка. Я поступаю так уже много лет, но осознаю, что это немасштабируемое решение. Я понял, что история с переполненным почтовым ящиком — не о том, как Я отвечаю на ваши электронные письма, а о том, сможете ли  ВЫ получить нужный вам ответ, используя правильные приёмы.

  1.  Речь в лифте (elevator pitch).

О чём бы вы ни писали, начните письмо с краткого комментария, о чём оно. Не нужно вступлений «Как дела? Я в порядке» и прочей чепухи в том же духе. Я знаю, это трудно, потому что мы не хотим показаться грубыми. Но красть чьё-то время, бросая пустые слова — ещё большая грубость. Напишите ясное, ориентированное на конкретное действие вступление, если хотите добавить детали — сделайте их необязательными к прочтению.

Постарайтесь не говорить о себе слишком много — просто добавьте ссылку на вашу биографию в интернете, если хотите придать своему письму дополнительный авторитет (обычно это не помогает).

  1. Скажите, что вы хотите

Сначала напишите, что вам нужно, и только потом, при необходимости, вдавайтесь в детали. Поверьте, занятые люди оценят это. Когда вы пишете не слишком занятому человеку, это правило можно не применять, начав взамен не имеющий отношения к делу вежливый диалог. Замечательный, но не работающий с занятыми людьми.

Будьте вежливыми и дружелюбными, но сразу переходите к делу и говорите, что вы хотите. Если вы ничего не хотите, то  просто поставьте в теме письма FYI («к вашему сведению»), и не ждите ответа.

  1. Не пытайтесь переспать на первом свидании

Есть несколько вещей, которых вы, вероятно, хотите добиться, отправляя e-mail. Вы пытаетесь либо установить контакт, либо получить что-то конкретное. Хоть я и  рекомендую сразу переходить к делу и сразу озвучивать ваши цели, но важно знать меру и находить баланс. Попытка «переспать на первом свидании» может мгновенно разрушить все отношения.

Если вы что-то хотите, сначала скажите мне, что. Затем скажите, почему это выгодно нам обоим. Конечно, всё зависит от конкретного случая, сразу сказать, что вы хотите — не то же самое, что перестараться при первом контакте. Занятые люди обычно готовы помочь, ничего не требуя взамен, но они ожидают, что вы хотя бы объясните,  что и зачем вам нужно.

  1. Форматируйте ваши письма

Не отправляйте стену текста. Разбивайте текст и форматируйте письмо так, чтобы его было просто читать. Большинство писем, которые не получают ответа, выглядят ужасно, и прочесть их — целая проблема. С таким письмом у вас мало шансов получить ответ.

  1. Нумеруйте

Каждый раз, когда я отвечаю на письмо, я разбиваю его на логические части и нумерую, как я сделал это с данной статьей. Это дольше, но в конечном итоге экономит время, помогая получателю быстрее прочитать письмо и прислать мне ответ в той же структуре. Таким образом, я даю поэтапный план действий.  Когда  вы присылаете мне нумерованное письмо в ответ, я могу так же быстро и легко написать свой, используя те же цифры.

Для меня это один из самых важных приёмов, быстро расправиться с ответами на письма. Не заставляйте меня форматировать ВАШИ письма, только так я смогу ответить на них. Чем больше вы облегчите мне ответ, тем больше у вас шансов найти в нём то, что вы хотели найти.

Я думаю, что плохи не электронные письма, а то, как мы их пишем. Мы должны устранить сам источник проблемы.

  1. Отправьте письмо ещё раз

Я тоже так делаю. Если Вы не получили ответ в течение более чем недели, скопируйте то же письмо и отправьте его снова. Не добавляйте к нему больше вещей и не спрашивайте, получил ли я его или почему я не ответил. Просто отправьте мне то же самое письмо повторно. Каждый раз, когда кто-то делает это, я очень благодарен, потому что повторное письмо либо служит напоминанием, либо дублирует письмо, которое я мог не заметить.

Посылать одно и то же письмо повторно — не грубость (вы даже можете оптимизировать вступление или тему письма) — напротив, грубо отвечать на собственное уже отправленное письмо, спрашивая меня, почему я не ответил. Почему? Потому что тогда мне придётся найти оригинал вашего письма без контекста, и это задержит ответ ещё больше.

  1. Не присылайте NDA

Пожалуйста, не присылайте секретные письма с приложенным NDA об этой новой удивительной передовой вещи, над которой вы работаете, но о которой не можете говорить. Мы просто ничего не сможем с этим сделать. Помните, занятые люди скучают дома в ожидании случайных NDA  — если это действительно важный проект, существуют другие способы, чтобы сообщить мне о нём.

  1. Вопрос о том, можно ли задать вопрос

Отправка письма с вопросом, можно ли “одолжить мой мозг”, чтобы позадавать мне еще больше вопросов. Что вы ожидаете от меня в ответ на это? Если вы хотите ответов, отправляйте свои вопросы сразу (и используйте нумерацию, см. пункт 5 выше). Если вы планируете задать 10 вопросов, но знаете, что я могу быть перегружен, пришлите мне 5 сразу, а остальные 5 после того, как я ответил. Помните: важно сразу переходить к делу, но в то же время не перегружать человека на другом конце.

  1. Не надо глупого офисного жаргона

Если вы напишете что-то вроде “целостный обзор потенциала синергии с использованием передовых технологий” — считайте, что мой мозг уже умер. Прежде, чем я смог нажать «ответить».

  1. Используйте смешные GIF

Вы не поверите, насколько помогают смешные GIF. Всё, что заставляет меня улыбаться, идёт в плюс. “Время, которое нам нравится тратить, не было потрачено впустую”,  — как сказал Джон Леннон.

Одна из моих любимых:

Таковы мои выводы о том, как стоит писать письма и как я пишу их сам тем, кто подходит под определение занятого человека. Я верю в то, что качество писем показывает качество их авторов. Самые частые проблемы, с которыми мы сталкиваемся при электронной переписке происходят не по вине технологий, а от того, как они написаны.

Спасибо за чтение!

Перевод поста на Medium «How to E-Mail a Busy Person» арт-директора и ведущего продакт-менеджера Spotify Тобиаса ван Шнайдера (Tobias van Schneider).